Subotnje jutro. Na parkingu pored fabrike počinju da pristižu prvi automobili. Iz jednog izlazi porodica sa dvoje male dece. Otac nosi ranac, majka pokušava da objasni gde će prvo ići, a deca već gledaju prema prostoru gde se vidi scena, šatori i veliki broj šarenih zona. Na ulazu ih dočekuju informativni pultevi i tim koji usmerava posetioce.
U daljini se vidi Survivor poligon. Sa druge strane postavljene su kreativne radionice. Negde u pozadini čuje se muzika sa centralne scene. Za većinu učesnika, to je početak jednog lepog dana.
Za organizatore događaja, to je trenutak kada meseci planiranja počinju da se pretvaraju u stvarnost.
Iza svakog Family Day događaja krije se složen sistem planiranja, produkcije i logistike koji mora da funkcioniše besprekorno.
Kada livada postane događaj
Jedan od prvih izazova u organizaciji Family Day događaja jeste – lokacija.
Kompanije često žele da događaj organizuju u blizini svojih pogona ili u okviru fabrike, kako bi učesnici imali priliku da obiđu prostor u kojem zaposleni rade.
To može biti odlična ideja, ali u praksi često znači da se događaj organizuje na prostoru koji nije namenjen velikim događajima.
Nema infrastrukture. Nema hlada. Nema dovoljno opreme.
U takvim situacijama organizatori moraju da urade nešto što je u event industriji vrlo poznato – da stvore događaj tamo gde ga ranije nije bilo.
Tokom godina imali smo mnogo situacija u kojima smo od obične livade pored hale napravili kompletan događaj.
Postavljaju se šatori i scenografija, uvodi infrastruktura, planiraju komunikacioni pravci, postavljaju zone aktivnosti i kreira prostor koji može da primi stotine ili hiljade ljudi.
U jednom trenutku prazan prostor počinje da liči na mali festival.
Jedan događaj – mnogo različitih generacija
Family Day događaji imaju jednu specifičnost koja ih čini posebno zahtevnim. Publika je izuzetno raznolika. Na istom događaju mogu biti:
- bebe od godinu dana
- deca različitih uzrasta
- tinejdžeri
- roditelji
- zaposleni
- menadžment kompanije
To znači da na jednom mestu imate učesnike od 1 do 65 godina i više. Upravo ta raznolikost čini događaj zanimljivim, ali i organizaciono kompleksnim.
Poseban trenutak često nastaje kada se menadžment kompanije uključi u aktivnosti zajedno sa zaposlenima. Tada se brišu formalne granice i nastaje snažna timska energija koja se retko viđa u svakodnevnom poslovnom okruženju.
Kako osmisliti sadržaj za sve
Zbog raznolikosti publike, Family Day događaj mora imati veliki broj različitih zona aktivnosti.
U praksi to znači da događaj uključuje najmanje sedam funkcionalnih zona:
- dečju zonu
- sportsku zonu
- adrenalinsku zonu
- kreativnu zonu
- relax zonu
- zonu hrane i pića
- centralnu scenu
Svaka od ovih zona ima svoju funkciju i svoju publiku.
Program može uključivati kreativne radionice za decu i odrasle, sportska takmičenja u popularnim igrama, arkadne igre, interaktivne stanice za igranje, foto zone i brojne druge sadržaje.
Za one koji vole izazove tu su adrenalinske aktivnosti, poput Survivor poligona ili velikih timskih takmičenja inspirisanih igrama bez granica.
Istovremeno, važno je obezbediti sadržaj i za one koji žele mirniji ritam događaja – prostore za opuštanje, druženje i uživanje u atmosferi događaja.
Na centralnoj sceni smenjuju se programi za decu, animacije i muzički nastupi.
A ponekad se pojave i iznenađenja. Tokom godina imali smo otvaranja događaja uz paraglajdiste, let balona na vrući vazduh, cirkuske performanse i mnoge druge momente koji su učesnicima posebno ostajali u sećanju.
Kada bajke i društvene igre postanu događaj
Kako su Family Day događaji postajali sve popularniji, pojavio se i novi izazov – mnoge aktivnosti postale su već viđene.
Trampoline, radionice i takmičenja postali su standardni deo ovakvih događaja.
Zato smo u NS Promo Team-u tokom godina razvijali autorske programe.
Ideja je nastala iz jednog jednostavnog pitanja: šta je skoro svako od nas voleo dok je bio mali? Odgovor je bio – bajke i društvene igre.
Te elemente smo pretvorili u nove formate događaja.
Jumbo društvene igre za velike i male, interaktivne zone inspirisane popularnim igrama i autorske programe u kojima bajke oživljavaju kroz scenografiju, kostime i nastupe.
Zanimljivo je da u takvim igrama često učestvuju i odrasli – neretko sa još većim entuzijazmom nego deca.
Logistika – skrivena mašina svakog događaja
Dok učesnici vide zabavu, aktivnosti i atmosferu, iza svakog Family Day događaja nalazi se složen logistički sistem.
U realizaciji jednog događaja često učestvuje između 100 i 300 ljudi u organizaciji – produkcija, animatori, tehničari, koordinatori i brojni drugi članovi tima.
Veliki događaj podrazumeva i niz drugih važnih aktera bez kojih događaj ne bi mogao da funkcioniše: timove za montažu i demontažu opreme, tehničku produkciju, ketering, postavljanje sanitarnih čvorova, logistiku transporta, kao i koordinaciju svih zona aktivnosti.
Sve ove komponente moraju biti pažljivo usklađene kako bi događaj tekao bez zastoja i kako bi se stotine ili hiljade učesnika istovremeno kretalo kroz prostor na organizovan i prijatan način.
Bezbednost kao prioritet
Family Day događaji podrazumevaju veliki broj učesnika i različite aktivnosti, uključujući i one adrenalinske.
Zbog toga bezbednost predstavlja jedan od najvažnijih aspekata organizacije.
Posebna pažnja posvećuje se bezbednosnim procedurama, medicinskoj podršci, kontroli ulaza i organizaciji prostora.
Veliku ulogu u tome ima i obučeno osoblje koje je angažovano za svaku konkretnu aktivnost, kako bi učesnici mogli da uživaju u sadržajima na bezbedan i kontrolisan način.
Trenutak koji sve govori
Na kraju dana, kada se muzika utiša, a poslednji učesnici polako krenu kući, ono što ostaje nisu samo fotografije i scenografija.
Ostaju uspomene, smeh dece, razgovori zaposlenih koji su tog dana ponovo postali tim i energija koja pokazuje zašto su ovakvi događaji važni.
Najlepše pitanje koje tada čujemo je:
„Kada će biti opet?“
A klijent, koji je tokom cele organizacije brinuo da li će sve biti u redu, na kraju kaže samo jedno:
„Sjajno je bilo. Nije bilo nikakvih problema.“
Za organizatora događaja, to je možda i najveći kompliment.
Eksperti za organizaciju Family Day događaja
Tokom više od 17 godina rada u event industriji, NS Promo Team realizovao je preko 1200 korporativnih događaja, uključujući veliki broj Family Day projekata. Iskustvo u radu sa velikim brojem učesnika, kompleksnom produkcijom i autorskim programima omogućava nam da svaki događaj pretvorimo u jedinstveno iskustvo za zaposlene i njihove porodice.
Zbog toga sa ponosom možemo reći da smo eksperti za organizaciju Family Day događaja.
Svetlana Gašević, osnivač Ns Promo Team agencije
