22. jul
Telefon zvoni.
„Dobar dan, mi bismo da organizujemo jedan događaj – godišnjicu firme.”
Ja, rutinski, prvo pitam: „Koji je termin?”
Odgovor: „26. jul.”
U sebi pomislim – odlično, imamo vremena, sigurno misle na 2026.
Ali ne, to je za samo četiri dana.
Prva reakcija – neverica.
Druga – spremnost da izgovorim „Ne možemo.”
Treća – poriv da pitam: „Šta je sa vama?”
A onda… minut tišine i analiza: Da li je izvodljivo?
Saslušala sam čoveka i rekla da ću se javiti kroz pola sata – sa verovatnoćom da ću dati negativan odgovor.
Ali tada je na scenu stupio tim.
Kada su čuli situaciju, njihova reakcija je bila: „Ma možemo mi to, nećemo valjda odbiti.”
Prvi korak – unutrašnja organizacija
Prvo smo definisali šta sve možemo da odradimo interno i ko će ovaj događaj koordinaciono da pokrije. Uz raspoložive resurse i ljude, bilo je jasno da ćemo morati da pravimo velike prepravke rasporeda i da uključimo i eksterne saradnike.
Drugi korak – dobavljači
Pozvali smo naše proverene dobavljače i proverili da li mogu da “uguraju” i ovaj događaj u svoje rasporede za vikend. Trebalo je da pruže adekvatnu uslugu u izuzetno kratkom roku.
Treći korak – dizajn i štampa
Znali smo da reklamni materijal mora biti spreman odmah. Pritisnuli smo dizajnerski tim kompanije da što pre dostavi vizuale, a zatim molili štamparije da realizuju štampu u roku od svega dva dana – i uspeli da obezbedimo prioritet.
Četvrti korak – obilazak lokacije
Obišli smo lokaciju događaja (krug kompanije) kako bismo se uverili šta sve kompanija već poseduje od opreme i infrastrukture, a šta mora da se obezbedi posebno. To nam je pomoglo da precizno napravimo listu potrebnih intervencija.
Peti korak – reorganizacija rasporeda
Sve ovo radili smo paralelno sa “tumbanjem” već postojećeg rasporeda i događaja na kojima smo radili tih dana – da niko od klijenata ne ostane uskraćen za pažnju i kvalitet.
Rezultat? Snažan fokus, odlučnost i volja da se istraje od prvog do poslednjeg trenutka. Tim je radio u punoj sinhronizaciji, a izvođači i saradnici su se maksimalno potrudili da ispoštuju rokove.
Iskreno – da smo morali da ugrozimo kvalitet drugih događaja ili da idemo preko granice razumnog opterećenja, ne bih pristala.
Ali timska energija i zajednički stav „možemo to” dali su mi vetar u leđa da kažem: „Naravno da nećemo odbiti” – i dam još jači gas.
Kada tim stoji iza vas, nema prepreke koja je nepremostiva. Energija raste, motivacija se umnožava, a rezultat prevazilazi očekivanja.
Ovo nije priča o stresu, već o zajedništvu, poverenju i onom „možemo sve” momentu koji čini razliku.
I još nešto – ovakvi rezultati nisu samo plod interne organizacije, već i odnosa koje gradimo sa našim dobavljačima godinama.
Kada angažujete agenciju, ne dobijate samo uslugu – dobijate i mrežu pouzdanih partnera koji su spremni da pomere svoje planove i pruže maksimum, upravo zato što veruju u nas i način na koji radimo.
Ta saradnja, izgrađena na poverenju i profesionalizmu, često pravi razliku između „ne možemo” i „uspešno realizovano”.
P.S. Ovo nikako nije poziv na „imate vremena za organizaciju eventa, uvek ćete naći neke kao mi”. Ovakvi projekti su izuzetak, ne pravilo – ali kada se dogode, ostanu upamćeni.
Svetlana Gašević, direktor Ns Promo Team-a
